Grupo Mabu inova com Centro de Serviços Compartilhados e atinge resultados impressionantes em tempo recorde

O Grupo Mabu, um dos maiores nomes da hotelaria, deu um salto significativo em sua gestão com a implantação do Centro de Serviços Compartilhados (CSC), denominado Serviços Compartilhados Mabu (SCM). A iniciativa trouxe inovação ao integrar sete grandes áreas de back office — governança, tesouraria, cobrança e condomínio, DHO, contábil, fiscal e suprimentos — em uma única plataforma de gestão, promovendo uma verdadeira revolução nos processos internos.

Tradicionalmente, a maturação de um CSC dentro de uma empresa leva em torno de três anos, mas o Grupo Mabu surpreendeu ao alcançar resultados superiores em apenas 18 meses. Luciano Motta, CEO dos Hotéis Mabu e Blue Park, atribui esse sucesso à escolha de um líder com expertise em tecnologia e gestão para conduzir o SCM. “Foi necessária uma mudança cultural para aprimorar os nossos processos e conseguirmos evoluir ainda mais”, afirma.

Para o presidente do Conselho de Administração do Mabu, Rui Rocha, a implementação do SCM foi um passo decisivo para reforçar nossa estrutura de governança. “Esse modelo facilitou a transparência, a uniformidade dos processos e a sinergia entre as equipes, resultando em uma gestão mais coesa e eficaz”, esclarece.

“Os serviços compartilhados nos permitem, que todas as empresas do Mabu, compartilhem seus recursos, que envolve o TI, RH, finanças, logística entre outros. Isso gera uma maior eficiência operacional e uma redução de custo”, explica Rui Rocha. Além disso, o presidente do conselho ainda pontua que o controle e a transparência, elementos fundamentais na governança, se tornam robustos. “Quando centralizamos as funções administrativas e financeiras, conseguimos implementar controles internos eficientes e eficazes”, conclui. E as vantagens são muitas, seguindo Rui, o alinhamento estratégico, ou seja, a uniformidade em processos e políticas, ajudam a garantir que toda as empresas do Mabu estejam trabalhando com os mesmos objetivos, “isso se reflete nos resultados que temos obtido em cada empresa”, comemora.

O SCM, por definição do Conselho Administrativo do Grupo Mabu, ficou sob a tutela do Diretor de Tecnologia, Jorge Della Via, visando uma gestão mais ágil e efetiva. A decisão de colocar o braço de tecnologia diretamente ligado às demais áreas do SCM teve como objetivo garantir que a integração dos sistemas fosse eficiente e que os processos fossem continuamente otimizados com base em soluções tecnológicas avançadas.

A transformação incluiu a criação de uma área de tecnologia robusta, o desenvolvimento de sistemas internos e a implementação de Business Intelligence (BI). Essas melhorias permitiram ao Grupo otimizar a gestão de processos e de pessoas, resultando em ganhos expressivos.

Origens e impactos

Segundo Claudio Campos, Diretor de Projetos e Consultoria do Instituto de Engenharia e Gestão (IEG), o modelo de CSC tem raízes nos Estados Unidos da década de 1970, inspirado pela linha de produção das indústrias automobilísticas. Na década de 1980, ele foi adotado por multinacionais americanas e chegou ao Brasil nos anos 1990/2000, também através de multinacionais. “O CSC busca alto nível de eficiência e qualidade, agregando valor às empresas de qualquer segmento, inclusive governos”, afirma Campos.

Entretanto, ele ressalta que o CSC ainda é pouco comum no Brasil em empresas de hotelaria. “Hoje, apenas duas redes de hotelaria brasileiras adotaram o modelo, sendo o Grupo Mabu pioneiro em seu segmento”, afirma. Em comparação, o cenário nas multinacionais é mais promissor, com cerca de 80% das grandes corporações operando com esse sistema, enquanto no geral, apenas de 600 a 800 empresas brasileiras têm o CSC implantado ou em fase de implementação, um número baixo frente ao tamanho do mercado.

Campos destaca que a adoção do CSC pelo Grupo Mabu demonstra sua visão estratégica de adotar práticas administrativas modernas e eficientes. “Mabu, com 50 anos de história, mostra uma gestão contemporânea ao seguir esses modelos consolidados”, observa.

Embora o CSC atue nos bastidores, seus efeitos chegam até o consumidor final, ou seja, o hóspede e o turista. “Quando você encontra o hotel limpo, funcionando perfeitamente, com um cardápio variado, opções de pagamento ágeis e lojas bem abastecidas, tudo isso é resultado de um sistema funcionando. O fornecedor é respeitado, os produtos são controlados, e os funcionários são valorizados e bem treinados. É uma cadeia”, finaliza Campos.

Com esses avanços, o SCM do Grupo Mabu se consolida como um exemplo de inovação e eficiência, colocando a empresa na vanguarda da gestão hoteleira no Brasil. Para o futuro, a empresa projeta ainda mais melhorias, sempre com foco em otimizar recursos e manter a excelência operacional.

Otimização e economia

O investimento em treinamento também foi intensificado: desde o início da implantação, 432 horas foram dedicadas ao desenvolvimento dos colaboradores, com mais de 40 promoções internas realizadas, sem impacto no orçamento de pessoal. Isso demonstra que o Grupo Mabu não apenas transformou seus processos, mas também valorizou e desenvolveu seus talentos.

Com a consolidação do SCM, o Grupo Mabu agora conta com 85 colaboradores diretamente envolvidos nas operações e já contabiliza mais de 890 horas ganhas com otimização de processos. Uma das principais projeções para 2024 é a redução de 51,25% nas horas extras em comparação ao período anterior à implantação do SCM.

“Nossa abordagem ao SCM envolveu uma profunda integração tecnológica para garantir que todas as áreas trabalhassem de maneira harmoniosa. Este foi um desafio complexo, dada a diversidade de nossas operações, mas os resultados superaram nossas expectativas, provando ser uma solução robusta para o nosso crescimento”, salienta Jorge Della Via, Diretor de Tecnologia e Inovação do Grupo Mabu.

Outro impacto notável foi a redução no consumo de papel e nas impressões. Antes do SCM, o grupo consumia 572.125 folhas A4 por ano, gerando um custo de R$ 22 mil, além de R$ 35 mil em impressões. Com a nova gestão, esse número caiu para 208.256 folhas, com uma economia total de R$ 36 mil, representando uma redução de 37,14%.

Jorge ainda pontua que entre os principais benefícios trazidos pelo sistema SCM, destaca-se a implementação de RPA (Automação de Processos Robóticos) e API (Interface de Programação de Aplicações), que aceleraram a melhoria contínua entre a plataforma e os processos manuais. “Essa integração tecnológica resultou em maior eficiência, com operações mais rápidas e menos propensas a erros, além de um ganho significativo na automação de tarefas repetitivas”, esclarece.

O Grupo Mabu, atualmente, apresenta-se como uma empresa completamente transformada em relação a um ano e meio atrás, representando um salto significativo na gestão de processos e de pessoas, conforme destaca Della Via. O diretor ressalta que o SCM se consolida como um exemplo de inovação e eficiência, posicionando o Grupo Mabu na vanguarda da gestão hoteleira no Brasil. Para o futuro, a empresa planeja implementar ainda mais melhorias, sempre com o objetivo de otimizar recursos e manter a excelência operacional.